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在職証明書とは

在職証明書とは、他の園に転職をする際に今までの勤務年数や役職の経験を申告するための公的な書類です。つまり、在職証明書は保育士としての勤務を証明し、その経験年数を確認することができるとても大切な書類なのです。多くの場合、在職証明書と呼ばれますが、時には勤務証明書や就労証明書と呼ばれることもあります。

ではなぜ職歴証明書が必要なのでしょうか。ご存知の通り、認可保育園は行政や自治体からの補助金が保育園の運営を大きく支えています。そして、補助金の額は勤務している保育士の経験年数や技能などによって変わります。そのため、職歴経歴書や履歴書ではなく公的に認められる在職証明書が必要なのです。

今までに多くの園で勤務していた場合、働いていた園の数だけ在職証明書が必要になることを覚えておきましょう。ただし、認可外保育園などに勤務していた場合、保育士の経験年数に入れない場合もあります。自分の園について確認しておくようにしましょう。

また、保育園の園長になるためには10年以上の保育士経験が必要です。その経験を証明できるのも在職証明書です。

では次に在職証明書の依頼をするときに知っておきたい知識を紹介します。

在職証明書の依頼方法

前述したように、転職には在職証明書が必要です。それでは、在職証明書を依頼するためにはどのようにしたらよいのでしょうか。ここでは以前に勤務していた保育園に在職証明書を依頼する手順をお伝えします。多くの場合は在職証明書を自分で依頼することになります。ぜひ参考にしてください。

退職日に受け取る

保育園によっては退職日に在職証明書を発行する場合があります。また、退職日までに自分で在職証明書を用意しなくてはならないときもあります。どのような場合でも退職日が決まったら、早めに在職証明書の依頼をするようにしましょう。また、公的に認められる在職証明書には記述するべき内容が決まっています。自分で作成する場合は以下の項目について書き忘れがないように注意しましょう。

• 氏名
• 生年月日
• 住所
• 雇用期間と雇用形態および役職
• 職務の内容
• 保育園の勤務地
• 在職証明書の発行日
• 発行元の保育園名　保育園の住所　
• 書類発行の証明印

郵送で受け取る場合

退職後に在職証明書が必要な場合や、いくつかの保育園で働いていた場合などは在職証明書を郵送で受け取ることになります。証明書発行の依頼願も郵送で行うため、具体的な依頼内容は必ず記載しましょう。

• 在職証明書の必要部数
• 返送期限
• 返送先の住所

これらは必ず記載します。受け取った園もこのような具体的な記載があることで、必要な部数や返送の目安が分かります。以前の職場と何度も連絡することを避けるためにも、記載内容をしっかり確認して依頼しましょう。またマナーとして、切手を貼った返送用封筒も同封します。

では次に依頼をするときにどのようなことに注意すればいいのかをお伝えいたします。

在職証明書依頼の注意点

ここでは在職証明書を依頼するときに、どのようなことに注意するべきか具体的に解説します。注意点をあらかじめ知っておくことで、スムーズに手続きが進むはずです。また、在職証明書の確認の必要性もあわせて解説します。転職の手続きにはなにかと煩雑なことが多いため、これらの情報を知っておくことはとても大切です。

事前連絡

郵送にて在職証明書の依頼をする場合は、依頼書を郵送する前に発行をお願いする保育園に電話であらかじめ連絡を入れておきましょう。保育園も突然依頼されて手続きをするよりも、あらかじめ電話で依頼内容を知っておくことで、書類の作成を早めにすすめることができます。

その際、なぜ在職証明書が必要なのか、また転職が決まったのならば具体的にいつからその園で働くのか、そのようなことも一緒に伝えておくとよいでしょう。電話で話すときには感謝の気持ちを伝えることを忘れないようにしましょう。気持ちよく手続きをしてもらうためにも事前連絡は大切です。

発行までの期間

保育園は忙しいことが多く、在職証明書の発行に時間がかかる場合があります。特に園の行事などが重なると、予想以上に時間がかかってしまうかもしれません。提出の期限が迫ってからの依頼は、発行をお願いする園、それを提出する園と両方に迷惑をかけてしまいます。

また、自分自身もいつ送付されてくるか、期限に間に合うかなど不安な気持ちで過ごさなければなりません。発行には時間がかかるという想定で時間に余裕を持って依頼をすることが大切です。もし、それでも送付されない場合は電話で確認することも必要です。

書類の一貫性

在職証明書が発行されたら、その内容が履歴書と一致しているか必ず確認しましょう。理由は、もし在職証明書と履歴書の一貫性がない場合、転職先の園で不信に思われてしまうことも考えられるためです。そのことが原因でせっかくの採用が取り消しになる場合もあります。このようなことが起こらないためにも記載内容をよく確認することが必要です。

在職証明書は提出後に自分のところへは戻ってきません。そのため、コピーをとって手元に置いておきましょう。また、以前勤務していた園がなくなってしまった場合、在職証明書の発行はできません。発行がないと自分の保育士としての経歴を公的に認めることが難しくなってしまいます。そのような万が一の場合に備えるためにも、在職証明書をはじめ、重要な書類のコピーは手元に残しておくようにしましょう。

非正規職員の場合

新たな保育園で非正規職員として働く場合にも在職証明書は必要なのでしょうか。これまで解説したとおり、在職証明書は法的にその保育士の経歴や経験を証明するものです。そして、その証明によって保育園に支給される処遇改善加算の補助金に違いがでてきます。

処遇改善加算は雇用形態に関わらず1日6時間以上月20日以上の勤務をしている、全ての職員が対象となります。そのため、在職証明書はこの条件を満たしていれば非正規職員の場合でも発行することができます。処遇改善加算は保育者の離職を防ぐための補助金制度です。自分の給与アップのためにも在職証明書はとても大切であることを覚えておきましょう。

自分が非正規職員であったことを理由に発行をあきらめるのではなく、自分が対象の職員であるかどうか確認することもとても大切です。処遇改善加算は個人的な補助金ではありません。補助金は保育園に支給されるため、在職証明書は園にとっても大切な書類であることを忘れないようにしましょう。

円満退職？在職証明書の受け取りに注意

ここまで在職証明書を自分で取り寄せる場合についてお伝えしてきました。もう一方で、これまでの職場から次の職場へ直接、在職証明書を交付する場合もあります。そのときに、気をつけておくべきなのが、以前の職場をどうして辞めたのかを忘れないようにすることです。もちろん、円満退職であれば問題ないのですが、保護者や同僚とのトラブルで園を退職した場合、そのことについて在職証明書の備考欄に記述されてしまう場合があります。

また、在職証明書になんらかの不備があった場合、園同士で連絡を取り合うことになります。その際に、自分の評価について良いことも、悪いことも伝わることがあります。気がかりがある場合は自分で交付の手続きをすることも考えてみましょう。

そのほか、転職回数が多い場合はいくつもの園から在職証明書を取り寄せる必要があります。そのことは転職の回数の多さがマイナスな印象を与えてしまうかもしれません。何らかのトラブルによって退職した場合や、転職の回数が多い場合は自分で在職証明書を取り寄せることをおすすめします。

在職証明書を知って成功する転職を目指そう

今回は在職証明書について詳しくお伝えしてきました。転職をするために在職証明書はとても大切です。後に書類の申請が必要になるので、円満退職できると転職活動がスムーズに進められるでしょう。

転職証明書は自分の経歴を証明する大切な書類です。ぜひ自信を持って提出できるような保育士を目指してください。